Hoelang moet u loonstroken bewaren?

grootste administratieve fouten
De 6 grootste administratieve fouten die gemaakt worden door bedrijven
1 september 2020

Hoelang moet u loonstroken bewaren?

loonstrookjes bewaren

Loonstroken bewaren; hoelang moet dat nou eigenlijk?

Administratie, papieren en strookjes bewaren. Niemand wordt er echt gelukkig van. Sterker nog, het kan een drama zijn wanneer u niet op tijd begint met het organiseren van de administratie en documenten. Maar wat zijn de regels nou eigenlijk? Hoelang moet u loonstroken bewaren bijvoorbeeld? Is hier een tijd aan gebonden als particulier en hoe zit het met ondernemers die de loonstrookjes verstrekken aan de medewerkers?

De regels rond loonstrookjes bewaren lopen sterk uiteen. We leggen graag uit hoe het precies zit.

Loonstrookjes bewaren als particulier

Als particulier is er geen wettelijke bewaartermijn voor loonstrookjes. In theorie kunt u ze direct door de papierversnipperaar halen. Toch is dat niet direct de verstandigste zet. De Belastingdienst kan tot 5 jaar terug belastingen vorderen op particulieren. Heeft u de bankafschriften en loonstrookjes niet meer, dan wordt het een lastig verhaal om uw gelijk te behalen.

Daarom raden we aan om alle loonstrookjes en bankafschriften minstens vijf jaar te bewaren als particulier. Mocht er ineens een blauwe envelop op de deurmat landen, dan hoeft u zich nergens zorgen om te maken. U heeft immers alle bewijsstukken gewoon netjes in een map zitten. Of ergens in een laatje, kriskras door elkaar.

Bewaarplicht van loonstrookjes voor bedrijven

Wanneer het gaat om ondernemers, dan zijn de regels aanzienlijk anders. De Belastingdienst heeft de bewaarplicht voor veel administratie versoepeld, omdat veel bedrijven met heel veel papieren kwamen te zitten. De eisen rond de loonstrookjes zijn niet zoveel versoepeld. De loonstrookjes vallen namelijk onder de basisgegevens, wat betekent dat deze 7 jaar bewaard moeten blijven.

Onder de basisgegevens vallen:

  • Administratie van debiteuren en crediteuren
  • Grootboek
  • Volledige loonadministratie
  • Administratie van verkopen en inkopen
  • Voorraadadministratie

Al deze papieren moeten dus minstens 7 jaar bewaard blijven. Doet u dit niet, dan bent u in overtreding volgens de regels van de Rijksoverheid. Let erop dat de gegevens ook digitaal bewaard moeten blijven wanneer het gaat om programma’s en digitale bestanden. Alleen een afgedrukte vorm bewaren is niet genoeg, ook niet bij loonstrookjes bewaren.

Tips voor loonstrookjes bewaren

Moet u een nieuw systeem hebben voor het bewaren van uw loonstrookjes? Zorg dan voor een ordelijke en vooral logische indeling. De administratie bewaren in mappen met duidelijke sortering op de rug van de mappen maakt het makkelijker om de relevantie informatie te vinden.

Heeft u meer vragen over het opslaan van loonstrookjes of basisgegevens, of wilt u de administratie graag uitbesteden zodat u niet dagelijks de regels op moet zoeken? Neem dan eens contact met ons op, we helpen u graag persoonlijk verder.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *