Wie een stapeltje willekeurige facturen bekijkt, ziet al snel dat iedere factuur weer anders is. Logo’s, opmaak, lettertypes en indeling zijn voor ieder bedrijf weer anders. Een standaard factuur lijkt niet te bestaan. Toch zijn er een aantal belangrijke zaken die op iedere factuur moeten voorkomen.

De basisgegevens

• de naam en het volledig adres van de afnemer
• uw bedrijfsnaam en het vestigingsadres
• een factuurdatum
• een opvolgend factuurnummer
• het  Kamer van Koophandel nummer
• de geleverde goederen of diensten
• de hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten
• de leverdatum van de goederen of diensten of de datum van vooruitbetaling
• het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw
• het btw-tarief en het btw-bedrag
• vermeldt de aparte bedragen bij verschillende btw-tarieven
• indien van toepassing de eenheidsprijs bij verschillende btw-tarieven

Afwijkende regels

Soms zijn er aangepaste regels voor facturen. Op de website van de Belastingdienst staan deze uitvoering beschreven. Hieronder enkele voorbeelden die we allemaal wel kennen uit de praktijk:

• er wordt gebruik gemaakt van automatische afschrijvingen
• u krijgt korting bij betaling binnen een bepaalde termijn
• de leverancier stuurt een verzamelfactuur
• de factuur is bestemd voor een afnemer in het buitenland
• facturen verstuurd door een groothandel

En zo zijn er nog heel wat meer voorbeelden van facturen die afwijken van de standaardregels

Niet verplicht maar wel zo praktisch

Vermeld duidelijk het totaalbedrag. Deze moet in een oogopslag te zien zijn. De vergissing om het bedrag zonder btw voor het totaalbedrag aan te zien komt vaak voor. De vervaldatum van de factuur kan het beste voluit worden neergezet. Dus niet om een betaling binnen 14 dagen vragen, maar om een betaling voor 14 oktober 2017 bijvoorbeeld. Werkt u met een boekhoudprogramma, zorg er dan voor dat uw facturen worden geprint op papier met uw briefhoofd. Of nog beter; op een speciaal voor de facturen opgemaakt document.