Hoelang moet je welke administratie bewaren

Als ondernemer ben je verplicht om je administratie 7 jaar te bewaren en de gegevens over onroerende zaken 10 jaar. Dit wordt ook wel de ‘fiscale bewaarplicht’ genoemd. Soms worden er kortere termijnen aangehouden en dit gebeurt dan in overleg met de Belastingdienst.

Wat hoort er zoal bij een administratie?

Per bedrijf is dat verschillend maar het is al snel een hele lijst. Hieronder zoals deze op de website van de Belastingdienst wordt weergegeven:

• kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
• financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
• tussentijds gemaakte controleberekeningen
• ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• bankafschriften
• contracten, overeenkomsten en andere afsprake
• agenda’s en afsprakenboeken
• correspondentie
• software en databestanden

Korter dan 7 jaar

Voor de gegeven die niet met onroerende zaken te maken hebben kunt u afspraken met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen dan 7 jaar. U kunt ook afspraken maken over:

• de manier waarop u gegevens bewaart (op papier of elektronisch)
• het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa)

Deze afspraken worden door de Belastingdienst schriftelijk vastgelegd.

Let op!

Kortere termijnen gelden alleen voor de Belastingdienst en niet voor andere overheidsinstellingen. Dus de bewaarplicht van 7 jaar moet dan toch in sommige gevallen worden aangehouden.

Computerprogramma’s en bestanden

U bent verplicht om ervoor te zorgen dat bij een controle alle computerbestanden kunnen worden ingezien. Gaat u over op een ander computerprogramma dan dienen de oude bestanden te worden geconverteerd zodat deze toegankelijk blijven

Administratie buiten de deur

Laat u uw administratie verzorgen door een computer- of loonservicebureau? Dan vallen alle gegevensdragers waarop uw gegevens staan over uw onderneming, ook onder de fiscale bewaarplicht.

Uw administratie op papier?

Als u digitale gegevens afdrukt op papier, dan moeten deze gegevens toch nog digitaal worden bewaard. Uw hele administratie alleen op papier is bij de Belastingdienst alleen toegestaan als het echt om een hele kleine administratie gaat en als deze dan binnen een redelijke termijn is te controleren. In de praktijk is dit bijna niet meer mogelijk.