Uit eten met collega’s, wat geeft u precies op?

Uit eten met collega’s of uw personeel – het gebeurt met regelmaat. Vreemd is dat niet, er moet immers wel gegeten worden. En op langere dagen kan het zelfs voorkomen dat het meerdere malen gebeurt. Maar hoe zit het nou precies met de belasting en aftrekbare posten wanneer u uit eten gaat met collega’s? De regels van de Belastingdienst zijn duidelijk, maar dan moet u deze uiteraard wel kennen. Want wat is het verschil nou precies tussen eten op de zaak en ergens anders eten?

Wanneer u buiten de zaak uit eten met collega’s gaat

De btw is per definitie niet aftrekbaar wanneer u uit eten gaat in deze gevallen:

• U gaat uit eten met collega’s in een horecagelegenheid
• U gaat uit eten met collega’s in een ruimte die daar speciaal voor ingericht is en waarbij een cateraar het eten en drinken regelt

En wanneer het op de zaak zelf genuttigd wordt?

Schaft u eten en drinken aan voor uw personeel of heeft u een eigen kantine op de zaak waar uw medewerkers tegen een lager bedrag (of gratis) eten en drinken kunnen nuttigen? Dan wordt het verhaal aanzienlijk anders. U kunt alle btw over de inkoop van het eten en drinken aftrekken. Net als de kosten die gemaakt worden om het eten te bereiden. Dit geldt onder andere voor:

• Drinken dat gratis uitgedeeld wordt
• Verkoopmachines op de werkvloer
• Bezorgde of afgehaalde maaltijden
• Kantines

Tot zover lijkt het allemaal duidelijk, maar de Belastingdienst zou de Belastingdienst niet zijn wanneer er geen haken of ogen aan zouden zitten. We hebben hier namelijk te maken met een drempelbedrag. Blijven de bevoordelingen (want dat is het verstrekken van goedkoper of gratis eten en drinken immers) onder de € 227 per werknemer, dan hoeft u zich nergens zorgen om te maken.

Komen de bevoordeelde posten over de € 227, dan moet u aan de slag met de rekenmachine. U mag dan de btw niet volledig aftrekken en dat betekent dat u aan het einde van het jaar btw terug moet betalen. Hierbij is het van belang dat u kijkt naar het bedrag van álle bevoordelingen samen. Komen deze over het drempelbedrag, dan moet u op de laatste btw-aangifte van het jaar de correcties invullen. Aangezien dit een lastig deel van de boekhouding is, worden hiervoor vaak specialisten in administratie ingeschakeld.

Is het dan wel de moeite waard?

Omslachtig, veel werk en vooral veel regeltjes. Uit eten met collega’s lijkt niet aantrekkelijk met het oog op de fiscus, maar met een groot personeelsbestand kan het wel degelijk interessant zijn. Heeft u hier hulp bij nodig of wilt u meer informatie, neemt u dan vooral eens contact op met Officium Administratie. Wij helpen u graag verder, met of zonder etentje.