Loon aan werknemers betalen – wat moet daarna gebeuren?

U betaalt loon aan werknemers. Dat is maar goed ook, want het loon is voor de meeste mensen de reden waarom zij op hun werk verschijnen. Het is waarom we werken. Het loon aan medewerkers moet aan bepaalde voorwaarden voldoen, zo moet u minstens het wettelijk minimumloon betalen, maar dat weet u al wanneer u lonen uitbetaalt. Maar wat moet er nou precies gebeuren na het betalen van de lonen?

Wat valt er nou precies onder het loon aan werknemers?

Bij loon aan werknemers denken we direct aan geld. Maar dat is niet het enige. Reiskostenvergoeding, vergoedingen voor trainingen en cursussen, huisvesting, gebruik van apparaten, ook dat valt onder het salaris.

Het loonstrookje

Veel werkgevers denken dat zij maandelijks een loonstrookje moeten verstrekken, maar dat klopt niet. Het is alleen verplicht bij het eerste salaris van een nieuw personeelslid of bij mutaties in het salaris of de heffingen op het loon. Maandelijks een strookje maken mag, maar is zeker niet verplicht. Loonstrookjes mogen digitaal verstrekt worden, maar alleen wanneer de werknemer hier uitdrukkelijk toestemming voor gegeven heeft.

En na het loon en het loonstrookje?

Wanneer u loon aan werknemers betaalt, dan moet u een salarisadministratie bijhouden. Dit is verplicht én deze administratie moet aan bepaalde eisen voldoen. Zo moet deze altijd actueel zijn zodat alle gegevens direct opgevraagd kunnen worden. Let er ook op dat de Belastingdienst eisen stelt rond de bewaarplaats van de administratie en op elk moment een bezoek kan brengen om te kijken of de salarisadministratie op orde is.

Die salarisadministratie is ook de basis voor het bedrag dat u na het loon over moet maken naar de Belastingdienst. Kosten zoals het werkgeversdeel pensioenpremie, de verschillende premies die betaald moeten worden en mogelijke vergoedingen.

Hierdoor zijn de totale loonkosten altijd (veel) hoger dan het brutoloon dat u verstrekt aan uw personeel. Door het loon aan werknemers op de juiste manier te administreren, weet u altijd exact hoe hoog de kosten zijn en of er mogelijkheden zijn om de lonen te verhogen indien hier over gesproken wordt.

Goede salarisadministratie: verplicht en erg handig

Wanneer u loon uitbetaalt aan meerdere werknemers, dan is een goede salarisadministratie. Niet alleen omdat dit verplicht gesteld is door de Nederlandse wetgever, maar vooral omdat het een sterke basis is binnen uw onderneming. Wilt u eens met ons in gesprek over de mogelijkheden om dit volledig of deels uit te besteden? Neem dan contact met ons op, zodat we direct naar uw situatie kunnen kijken.