Als ondernemer wilt u bezig met ondernemen. Uw administratie is daarbij vaak secundair bij tijd en wijle. Maar heel praktisch is dat nou niet. De administratie op orde houden is belangrijk, omdat u dan altijd weet wat er speelt. En u kunt de juiste gegevens doorgeven wanneer u weer eens een blauwe envelop op de deurmat ziet liggen. Maar hoe doet u dat nou eigenlijk, die administratie overzichtelijk houden?
Op het moment dat u een offerte verstuurt of een rekening ontvangt, bent u niet altijd in de gelegenheid om dit direct netjes te verwerken. Schuif het niet zomaar opzij, maar maak een systeem. Bijvoorbeeld met mappen of bakken, waarbij u offertes op één stapel gooit, bonnetjes op een andere stapel en binnengekomen rekeningen weer op een andere stapel. Zo is het verwerken straks namelijk een stuk makkelijker.
Een administratie overzichtelijk houden in Excel, dat is een uitdaging waar zelfs de experts zich niet aan willen wagen. Uiteraard niet, want een goed boekhoudprogramma is een relatief kleine investering met bijzonder veel rendement. Kies daarom een degelijk boekhoudprogramma zodat de administratie overzichtelijk houden aanzienlijk makkelijker wordt.
Allerlei verschillende opzetten in facturatie en offertes, dat ziet er niet alleen kneuterig uit, het zorgt er ook voor dat het overzicht snel weg is wanneer u niet in één oogopslag kunt zien wat iets is. Zorg er daarom voor dat u standaardiseert. Bepaalde documenten kunnen gewoon een standaardopzet krijgen. Dat maakt het overzichtelijker voor u, uw personeel en uw partners.
Bent u de ondernemer die aan het einde van het jaar ziet dat er posten in de boekhouding gebruikt zijn die helemaal niet bij uw onderneming passen? Pijnlijk, want dit betekent ontzettend veel graafwerk. Zeker wanneer de administratie niet overzichtelijk gehouden is. Controleer daarom wekelijks uw uitdraaien en overzichten, om te zien of er vreemde dingen ingeboekt zijn.
De volledige administratie is gewoon ontzettend veel werk. Komt u constant tijd te kort, dan is de administratie overzichtelijk houden een missie die nooit kan slagen. Wees niet te bang om bepaalde delen uit handen te geven, zoals de salarisadministratie, andere onderdelen of de volledige boekhouding. Zo weet u zeker dat de administratie altijd op orde is.
Zijn die stapels wel heel erg hoog geworden of merkt u dat
er te veel enveloppen dicht op het bureau blijven liggen? Overwerk is niet
altijd even aantrekkelijk, maar een paar uurtjes langer werken kan er wel voor
zorgen dat de administratie overzichtelijk blijft – en dat biedt aanzienlijk meer rust dan u wellicht denkt.